如何推進辦公現代化管理

2021-03-19 18:24:51 字數 3744 閱讀 2967

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現代企業管理是綜合管理、專業管理與基礎管理的全面體系。企業管理基礎工作在企業管理中佔有重要地位。管理基礎工作處於整個企業管理體系的基層,各專業管理處於中間層,綜合管理則處於最高層,這三種管理工作密切相關,不可分割。

管理基礎工作是「地基」,專業管理、綜合管理是「樓層」,「地基」紮實,則大廈穩固,否則將屋倒樓傾。管理基礎工作是實現綜合管理和專業管理的基礎和前提,管理基礎工作也只有與綜合管理、專業管理相結合才具有存在的意義,才能搞好企業管理。因此要搞好企業管理工作必須首先從各項基礎管理工作抓起。

一、轉變經濟發展方式

轉變經濟發展方式,是關係國民經濟全域性緊迫而重大的戰略任務,是企業貫徹落實科學發展觀的必然要求。企業應以市場為導向,增強自主創新能力和管理能力,優化產品結構,提高產品質量和附加值;同時通過全員、全方位、全過程規範、嚴格的精益化管理和質量改進,提升管理水平、降低成本,減少排汙,優化經營,提高市場競爭力,實現企業的可持續發展。

二、規範制度,明晰業務流程,提煉核心內容

制度是企業的行為規範,也是企業高效執行的保障。只有用標準、制度來規範員工的行為,規範工作中的縱向步驟和橫向關係,使工作程式最佳化,才能把工作中的不安全因素降到最低,工作成本降到最低,各種消耗降到最低,實現工作效益的最大化。

企業規章制度建設是一個以終為始,與時俱進的過程,它直接影響到企業基礎管理能力的提升,關係到企業的規範化管理。在制定制度時,必須保持嚴謹的態度,保證其科學性、準確性和適應性,考慮與公司的發展戰略和管控模式相適配,滿足公司戰略發展的要求,兼顧企業現實和未來發展的需要。

同時,在龐大的業務網路中,找出幾條主要的鏈,根據鏈的實際情況,明晰鏈的每一個流程,把複雜的東西簡單化,把簡單的東西量化,用流程來推動執行者的工作,讓執行者通過該流程就知道自己該做些什麼,應該怎麼做,而不是事事靠領導來推動。並在每個鏈中提煉出幾點核心內容,以便執行者能優先配置執行資源,而不是到處是重點,漫無邊際。要達到「依法治理」的目的,而不是唯領導而論。

定期對各項規章制度、流程進行監督、評估和修訂,不斷完善其管理職能。細節決定成敗,不少企業幾十年的榮譽與光環在瞬間消失殆盡,原因就是在於忽略細節,對於存在的小錯誤小毛病視而不見,不採取行之有效的措施予以糾正,時而久之小毛病弄出大問題,企業倒閉也再所難免。因此我們一定要重視細節,不放過糾正任何一個錯誤的機會,發現一個錯誤就必須糾正一個錯誤,發現一個問題就必須解決一個問題。

任何問題發生,我們均要搞清楚何時何地發生何事,事故責任人是誰,有否給公司帶來損失,帶來的損失有多大,怎樣才能有效防止同類事件的再度發生,否則我們永遠不會有進步,企業也永遠不會有進步。

三、搞好標準化工作

標準化是企業的一項綜合性管理基礎工作,它是企業進行生產經營活動的重要依據,也是企業提高管理水平的重要手段。標準化工作是企業搞好各項管理活動的依據和準則,是企業適應市場經濟的前提條件,也是規範各項管理工作,穩定產品質量,提高企業管理水平的一個重要途徑。因此,企業必須重視標準化工作,將公司各項基礎管理工作全部納入標準化,儘量用高標準要求,使各項管理工作形成系統,如:

企業的質量管理體系、環境管理體系、職業健康安全管理體系嚴格按gb/t19001、gb/t24001、gb/t28001標準建立、實施,實驗室檢測體系按iso/iec17025標準建立。現場管理,制定6s管理標準並認真推行,使各項工作有標準,人人按標準工作,保證各項管理工作的規範性。

四、建立科學的培訓、評估體系,不斷提高員工素質

在現代企業管理中,人力資源的重要性不斷上升,特別是在知識經濟時代,企業外在環境變動劇烈,知識型員工比例增大,員工是企業利潤和企業競爭力的源泉,又是個人行為的自我管理者。因此,企業應結合企業的戰略目標對培訓進行全面的計劃,建立科學的培訓、評估機制,分層次進行新知識、新思想和新方法的理論培訓和技能訓練,全面提高員工的綜合管理和實踐能力。人們都說現代企業的競爭歸根到底是人才的競爭,而怎樣才能選拔好的人才,留住好的人才,這些都是值得我們認真思考的問題。

但在思考這個問題之前,我們首先應該搞清楚什麼樣的人才是「人才」。我個人認為作為企業的人才,首先要對企業有高度的忠誠,一個對企業沒有忠誠感的人,就算有再大的本事也不能為之所用。第二則是對企業的文化要有認同感,第三則是要有一定的文化知識和技能;第四是要有獨立思考和解決問題的能力;第五則是要有開拓創新的精神。

明確了什麼是人才之後,我們就應該想怎樣去選拔或者招聘人才。通常情況下,我們應該以企業內部選拔人才為主,選拔人才的時候我們應該首先通過以上五點對其進行考評,考評達標者予以錄用。而對於在其位不能謀其政者,我們應該果斷的處理,否則就會出現「當斷不斷,反受其亂」的後果。

五、加強班組建設

加強班組建設,是企業適應「現代化管理,全面提高素質」極為重要的環節。班組是企業的基層組織,企業的各項任務都要通過班組去落實、去完成,班組管理的好壞,直接影響企業的管理水平,對企業管理起著舉足輕重的作用,可以說班組建設工作是企業的一項「健身工作」。因此要把加強班組建設作為提升管理水平的切入點和突破口,開展強化班組建設活動,制定切實可行的班組建設活動管理辦法、實施細則與考核方案,並適時組織各層面人員採取走出去、請進來的方法,學習班組管理方面的先進理論知識和經驗,不斷推動班組管理水平上臺階,從面提高企業管理水平。

六、建立明確的目標和合理的績效考評與激勵機制

實行「目標管理和自我控制」法。合理的目標是工作的航標和動力,企業發展取決於目標是否明確,制定目標,是管理實踐的第一步。企業可結合公司的發展戰略、生產經營目標計劃,制訂年度、月度工作目標、計劃和各項定額,並進行層層分解,轉變成各個部門以及個人的分目標,使每個部門、每個員工都能做到責任清晰,目標明確;同時將目標做為考核標準進行考核,促使部門和員工在工作中實行「自我控制」,並努力完成工作目標。

制定合理的考核方案或辦法,對工作結果進行檢查、評估和獎懲,提出改進措施。考核中,堅持公平、公開、公正的原則。

激勵是調動員工積極性的最有效的方法之一,企業應建立一個有效的激勵機制,激發和調動員工的工作積極性、創造性,並協助員工發現專業性及實現個人專長的時機,使員工的素質既能符合企業不斷髮展的要求,同時也能促進員工的個人發展。如果我們想要搞好企業,以「人」這一第一生產力來推動企業的持續發展,那麼我們就必須充分重視人的作用,企業的財富是靠員工來創造的,因此我們必須要有一定的而且是可操作的、行之有效的激勵措施來鼓勵優秀員工,對於員工的小改小革我們要給予精神上及物質上的獎勵,打破動不動腦一個樣的傳統管理方法。

七、廣泛應用現代化管理思想和方法

當今企業正處於處於改革攻堅階段,正面臨著經營機制轉變、激勵與約束、分工與協作、生產與服務以及降本增效等一系列長期無法解決的難題,廣泛應用現代化管理思想和方法,探索和應用新的管理模式已顯得非常必要。

首先,推行「人人成為『經營者』」的管理模式,體現「以人為本、精細有效、整體優化」的管理思想,運用系統、科學的管理方式和現代、高效的管理手段,實現管理手段數字化、協作關係數字化、核算單位最小化。同時,把市場機制引入企業內部,形成企業內部模擬市場以及虛擬經營者,實現員工身份經營者化和企業內部模擬市場化,使每個員工都從經營者的角度去思考和處理問題。

總之,搞好企業管理一項長期、艱鉅的系統工作。它需要企業不斷的將現化化管理思想和方法與企業實際結合應用;需要企業的全體員工齊心協力,共同進步,共同提高;需要企業的各項基礎管理工作、專業管理工作和綜合管理工作共同推進、共同作用。

八、推行資訊化管理

以「三大系統」資訊化(辦公自動化資訊系統、財務資訊管理系統、物流資訊管理系統)為基礎,把資訊化管理涵蓋到公司的生產運營、財務、營銷、倉儲、採購、科技發展等方方面面,通過強化管理,狠抓落實,迅速有效地提升行政事務管理、財務資金管理和物流管理三項控制能力,真正實現「三流合一」、「管控一體」,打造數字化管理體系,從而改善辦公環境和條件,較少或避免各種差錯和弊端,基本消除資訊孤島和管理黑洞,實現資訊資源共享,並通過對各項管理資訊資源的深度開發和廣泛利用,不斷提高生產、經營、管理、決策效率和水平,減少人工費用,降低成本,使企業管理水平跨上一個新臺階,最終提高企業的經濟效益和核心競爭力。

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