1樓：機關快
1、公文份數序號：
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。
並不是所有的公文都需要編制份數序號。《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如***檔案都編有份數序號。
編份數序號的目的是準確掌握公文的印製份數和分發範圍和物件。當檔案需要收回保管或銷燬的時候，就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。
因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要登記份數序號。
本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。
一般來說，應根據公文的份數來決定編幾位，但至少應不少於兩位，即「1」編為「01」，如果單編「l」，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷裝置帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標準不作統一規定，公文印發機夫可自行掌握。本標準規定份數序號的位置在版心左上角頂格第1行。
2、祕密等級和保密期限：
如需標識祕密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標識祕密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，祕密等級和保密期限之間用「★」隔開。
祕密等級是標識公文保密程度的一種標誌。根據《辦法》的 規定，涉及國家祕密的公文應當按照國家祕密及其密級具體範圍 的規定分別標明「絕密」、「機密」和「祕密」。「絕密」是最重要的國家祕密，洩露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；「機密」是重要的國家祕密，洩露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；「祕密」是一般的國家祕密，洩露會使國家的安全和利益遭受損害。
在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的祕密等級。
保密期限是對公文密級的時效加以規定的說明。如公文針發 單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度後 標註保密期限，在祕密等級和保密期限間用「★」隔開。如：
絕密★3個月，意味著該公文屬於絕密等級，保密的期限為3個月， 過期即可解密。在此需要說明的是，如不標識保密期限，祕密等 級兩字之間應空l字距離，如需標註保密期限，則祕密等級的兩字間則不空l字距離，以使該欄位不致過長。
3、緊急程度：
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
緊急程度是對公文送達時限的要求。根據《辦法》規定，緊急公文應當分別標明「特急」、「急件」。具體「特急」和「急件」的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。
在標準中只規定緊急程度的標識位置是居於版心右上角頂格第l行。
如果遇到祕密等級和緊急程度需同時標識時，按照祕密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標註在版心右上角。
4、發文機關標識：
由發文機關全稱或規範化簡稱後加「檔案」組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。友文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
如需標識公文份數序號、祕密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22mm×15mm(高×寬)。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，「檔案」二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。
發文機關標識即人們通常所稱的「紅頭」。它是由發文機關全稱或規範化簡稱加「檔案」二字組成的。發文機關全稱應以批准該機關成立的檔案核定的名稱為準。
規範化簡稱應由該機關的上級機關規定。
有一些特定的公文在發文機關名稱後面不加「檔案」二字， 如***就有「***任免通知」紅頭形式，本標準給這類「紅頭」留了餘地，未規定一律要加「檔案」二字，但只限於特定的公文。一般來說，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加 「檔案」二字。
發文機關標識的字型，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字型如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術的成分，應該說不適於標識具有執法職能的國家行政機關的公文。
發文機關標識的字號，本標準以22mm×15mm為高限，現行「***檔案」的字號即是22mm×15mm。本標準以此為高限，就是要求除「***檔案」以外，其他各級行政機關標識的字號要小於「***檔案」，以顯示***作為最高國家行政機關的地位，具體字號各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。
關於發文機關標識的位置，本標準提出了兩種。第一種是用於平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用於標識上述的份數序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設計檔案紅頭時，發文機關位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。
第二種僅限於上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關批示檔案用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。
各行政機關在設計檔案「紅頭」時，兩種形式均應具備，即平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm，上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。
關於聯合行文，本標準規定「檔案」兩字居於發文機關名稱右側上下居中。本標準還特別提出「檔案首頁必須顯示正文」這一明確要求。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道檔案內容是什麼，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。
因此公文首頁必須顯示正文，發文機關過多隻能擠發文機關，不能擠正文，可將發文機關字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。
5、發文字號：
發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號「〔 ]」括入；序號不編虛位(即1不編為o01)，不加「第」字。
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦檔案的部門的代字。
如鐵道部檔案的機關代字有「鐵辦」、「鐵財」等，「鐵」代鐵道部，「辦」、「財」代主辦這份鐵道部檔案的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了檔案的主辦部門是誰，可以比較準確地對檔案進行分辦、查詢和儲存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如***發文的機關代字有「國發」、 「國函」，「國」代***，而「發」和「函」則代「***檔案」和「***函」這兩種發文形式。
有的檔案機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但儘量以簡化為好。
年份要用全稱，不應簡化，如「87」、「93」等均屬標識不正確。年份應用六角括號「〔 〕」括起。注意六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題後面的發文字號要用圓括號「( )」括起，如果年份用中括號括起，就違反了低階符號中不得包合高階符號的原則。
因此稱之為「六角括號」是基於與數學的中括號相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的檔案把年份用圓括號括起，今後也要按本標準的規定使用六角括號。
序號是發文的流水號。一般都是按檔案的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按檔案內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。
本標準規定序號不編虛位，不加「第」 (有的單位加「字」)等虛字，主要是講究實用，儘量減少公文的字數。
發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字號應標在第3行，並且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發文字號應居中。
6、簽發人：
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。
簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。在上報的公文中標識簽發人姓名，主要目的是為上級單位的領導人瞭解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標註簽發人。
本標準規定應平行排列於發文字號右側，也就是要和發文字號同處在第3行，不過此時發文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意「簽發人(會籤人)」三字用仿宋體，簽發人(會籤人)姓名用楷體。這樣規定是使簽發人(會籤人)的姓名突出、醒目。
如果有多個簽發人，或者有的檔案按規定還需要標註會籤人，這時的標識方法是，發文字號應始終放在紅色反線之上的最後一行，檔案主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置；其他簽發人或會籤人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列，最後的簽發人或會籤人要與發文字號同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發文字號居左空1字和簽發人．姓名居右空字的要求不變。
行政是指由國家行政機關對於不屬於審判、檢察工作以及立法中的其他法律的具體應用問題以及自己依法制定的法規進行的解釋。狹義地講，指國家職能中，除了立法和司法以外的全部職能的總稱；廣義地講，指作為決策職能的政治之外的執行職能。
「行政」指的是一定的社會組織，在其活動過程中所進行的各種組織、控制、協調、監督等活動的總稱。
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